L’article qui suit continue la série sur les aspects juridiques à considérer lors de la création d’une entreprise.
Thomas Geissmann est avocat chez Brouillette & Associés s.e.n.c.r.l. et y pratique le droit des affaires et la propriété intellectuelle. Sa clientèle se compose, entre autres, d’entreprises de nouvelles technologies et d’entrepreneurs. Il est lui-même l’un des fondateurs d’une petite entreprise de production et d’édition dans le domaine musical.
Compte tenu de ce qui précède nous porterons une attention particulière aux compagnies et à la façon de les mettre sur pieds. Après avoir choisi la compagnie comme forme juridique de l’entreprise, la toute première étape consiste à choisir entre une compagnie fédérale et une compagnie provinciale. La meilleure façon de procéder à ce choix est de considérer les principales différences existant entre ces deux régimes.
Choix du nom. Au fédéral, il faut effectuer une recherche NUANS qui peut être assez coûteuse car la dénomination de la compagnie ne doit pas porter à confusion avec tout autre nom ou marque de commerce existant au Canada et ce même si une compagnie existante n’opère plus. En revanche, au Québec, il suffit qu’un nom identique n’existe pas au CIDREQ, c’est donc beaucoup plus facile d’obtenir le nom désiré. Selon nous, cette différence est la plus notable de toutes et nous fait recommander plus souvent qu’autrement à nos clients d’opter pour une compagnie provinciale.
Siège social. Selon la Loi sur les compagnies, le siège social d’une compagnie québécoise devra rester dans la province de Québec ce qui limite la mobilité de ce type de compagnie.
Protection des minoritaires. D’un autre côté, le régime des compagnies fédérales accordent une plus grande protection aux actionnaires minoritaires.
Administrateurs. Également, le Conseil d’administration d’une compagnie fédérale doit être composé à 25% de résidents canadiens, ce qui peut décourager les entrepreneurs étrangers d’opter pour une compagnie fédérale. Par conséquent, un entrepreneur étranger, et ce, particulièrement s’il désire gérer seul sa compagnie, devra nécessairement opter pour une compagnie provinciale.
Frais. De plus, les frais gouvernementaux associés à la constitution et à l’immatriculation initiale d’une société fédérale sont plus élevés que pour une provinciale.
Autres facteurs. Sur une autre note, certaines diront qu’une compagnie fédérale donnera plus de prestige à l’étranger ce qui pourrait influencer le choix d’entrepreneurs envisageant d’aller obtenir du financement outre-mer.
Immatriculation. Aussi, certains auteurs prétendent que la différence la plus importante entre une compagnie fédérale et une provinciale est que, selon les principes de droit constitutionnel canadien, la compagnie fédérale peut faire affaire dans toutes les provinces canadiennes sans obtenir leur autorisation et, donc, sans procéder à une immatriculation. Toutefois, selon nous, il en est tout autrement en pratique car une compagnie fédérale, surtout en période de démarrage, aura beaucoup plus intérêt à s’immatriculer dans les provinces où elle a une place d’affaires afin de s’éviter bon nombre de complications.
Par ailleurs, il n’est pas nécessaire d’immatriculer une compagnie dans une province dans laquelle elle dessert un ou plusieurs clients mais n’a pas de place d’affaires. Par conséquent, la différence avec la compagnie provinciale est, à ce sujet, davantage de nature académique selon nous. Cela est d’autant plus vrai que les frais reliés à une immatriculation ne sont guère onéreux par rapport au coût d’implantation d’une place d’affaires.
La procédure d’incorporation
Obtenir un certificat de constitution d’une compagnie, tant au provincial qu’au fédéral, n’est pas sorcier en soi. Au Québec, il s’agit de remplir les formulaires fournis par le Registraire des entreprises (www.registreentreprises.gouv.qc.ca) et, au fédéral, par Corporations Canada (www.corporationscanada.ic.gc.ca). Il est donc possible pour un entrepreneur débrouillard et ayant du temps libre de constituer par lui-même sa compagnie.
Cependant, au risque de prêcher pour notre paroisse, nous constatons souvent qu’il est souhaitable d’obtenir la collaboration d’un avocat pour ce faire. En effet, l’organisation juridique initiale d’une compagnie peut s’avérer technique et nécessite bien souvent l’apport d’un professionnel. De plus, il est fortement recommandé de constituer un livre de compagnie en bonne et due forme afin de partir du bon pied et de respecter les dispositions de la Loi sur les compagnies au Québec et de la Loi canadienne sur les sociétés par actions qui obligent, toutes deux, les administrateurs et actionnaires de compagnies à tenir un livre de compagnie à jour et à adopter des résolutions formelles pour plusieurs décisions corporatives.
Dans un même ordre d’idées, il importe de noter que ces exigences devront être respectées à un moment ou à un autre, et ce, particulièrement lorsque l’entreprise prendra de l’expansion. Ainsi, même les compagnies qui s’incorporent sans l’assistance d’un avocat et qui omettent de créer un livre de compagnie et de procéder à une bonne organisation de départ devront remplir de telles obligations. Cela s’avèrera d’autant plus vrai lorsque la compagnie cherchera des partenaires ou des investisseurs.
En effet, pour les investisseurs éventuels, un livre de compagnie en ordre ainsi qu’une organisation juridique sans faille représentent toujours un bon indicatif du caractère sérieux de la compagnie et de ses dirigeants et un impératif pré-investissement. Il est donc préférable, si le budget de l’entrepreneur le permet, de régler ces questions lors des balbutiements de l’entreprise plutôt que de le reporter à plus tard.
En bref, l’incorporation, tant au niveau provincial que fédéral s’obtient en procédant tout d’abord à une recherche de nom, le cas échéant (les compagnies dites à numéro n’ont pas à procéder à cette étape) et en déposant par la suite les statuts de constitution de la compagnie accompagnés des frais requis (au fédéral, de 412.00$ à 462.00$ sans la réservation de nom et, au provincial, de 300.00$ à 373.00$ sans la réservation de nom).
Par la suite, la compagnie devra produire annuellement, au Québec, un formulaire de Déclaration annuelle (accompagnant la déclaration d’impôt de la compagnie) ou un Rapport annuel, au fédéral, et en acquitter les frais afin d’être en règle. Dans le cas contraire, le défaut de produire ces formulaires pourra mener à la radiation de la compagnie. De plus, le Conseil d’administration et les actionnaires devront adopter des résolutions annuelles.
Il est à noter que l’entrepreneur averti qui confiera la tâche à un avocat de constituer une compagnie devra s’assurer de la véracité des informations contenues dans les formulaires et obtenir un livre de compagnie en ordre et le tenir ainsi tout au long de l’existence de la compagnie.
